В любом офисе объем печатной документации бывает весьма значительным.

В связи с этим возникает необходимость оптимизировать процесс печати и по возможности экономить расходные материалы: полностью использовать картриджи, печатать документацию на двух сторонах бумажного листа и др.

Основной объем офисной документации оптимально распечатывать на лазерном принтере, имеющем большой ресурс и позволяющем печатать на двух сторонах стандартной офисной бумаги, а также брошюровать готовые копии. Такое устройство обычно устанавливается для общего пользования всех сотрудников, и каждый из них имеет возможность отправлять по сети задания на печать со своего рабочего места.

Лазерный принтер обычно дает возможность распечатывать только черно-белую документацию. В то же время, для проведения презентаций и повышения продуктивности сотрудников, обрабатывающих документы, часто используется цветная печать. Так как объем цветной печати обычно значительно меньше, чем монохромной, соответствующий принтер выбирается с гораздо меньшим рабочим ресурсом. Однако, существуют определенные тонкости, которые нужно знать, выбирая струйный принтер.

Дело в том, что картриджи для струйных устройств бывают разные. Одни производители стремятся включить саму печатающую головку в состав устройства, так что заменить ее без специального вмешательства невозможно. Картриджи к таким принтерам обычно содержат специальный чип, рассчитанный на определенное количество произведенных копий, так что перезаправлять их так просто не получится. Естественное решение в данной ситуации — установка системы непрерывной подачи чернил. Однако, установив такую систему необходимо тщательно следить за тем, чтобы головка принтера никогда не пересыхала — т. е. хотя бы раз в неделю что-нибудь распечатывать.

Другой вариант представляет собой сменную печатающую головку и сменные же картриджи к ней. Подобная технология давно взята на вооружение фирмой canon. В каком-то смысле картриджи canon представляют собой основное печатающее устройство, хотя оно и считается простым расходным материалом. Картриджи canon имеют определенное преимущество, так как большинство из них можно с легкостью самостоятельно заправлять, при условии, если вы достанете качественные чернила. В то же время, если вдруг случится прокол, и чернила окажутся плохого качества, пользователь легко может заменить печатающую головку на новую.